我的职场时间管理

杨红

举个最真实的例子，在两年前，我的同事小P回家休产假，我办公室的所有事情都有我自己承担下来，当时还觉得自己挺了不起的，一口应承了那么多任务。可真正做起来才发现，手忙脚乱。我的工作性质跟小P的工作性质完全不同，简单说，我只负责写，而她需要应承很多琐事。

我清楚的记得，最初两周时间，办公室的沙发上总是堆着乱七八糟的文件，电脑里的工作群分分秒秒都在跳跃，动不动要有一些打印和复印的工作，偶尔还需要出门跑路送文件，我已经忙乱到想跑回家玩失踪的地步。

然而，压力面前，强者会将其转化为动力。我不愿意做一个弱者，别他人耻笑，那么只有自己想办法解决困境。刚开始我用最傻瓜的方式来处理，沙发上常常排着一堆一堆的文件。但这种日子总不能一直如此。文件堆的山高，办公桌上的便签条贴的到处都是，无论怎么赶工，来的事情总比做完的事情多。每天忙到下班，累的腰酸背痛，定心一想，今天做了哪几件事情，却什么都想不起来。

我心里清楚，笨办法之所以叫做“笨办法”，那是因为笨蛋才会这么做。我开始找相关的书来看，学习如何管理职场时间。

1、制定每日工作计划
每天开始工作前，我会提前半小时到单位，先列出今日需要完成的工作计划，分清楚工作任务的轻重缓急，贴在最醒目的位置，按照计划逐项完成，完成一项，用标记笔在任务处标示“完成”

2、办公室进行大清理
之前同事处理工作琐事，很多文件整理的非常好，分门别类放在固定的地方。但我自己接收后，常常将一些文件跟杂志报纸堆放在一起，一摞东西里，夹杂着各类乱七八糟的东西，找起来非常麻烦。最开始我甚至希望能够在每份文件上贴一个检索标记，要找什么，按个遥控器自动蹦出来。
后来，无奈之下，只能整理办公室，将平日里不用的杂志和报纸，以及书籍等等放到办公室的书柜中，从仓库拿来好几个文件夹和文件盒，贴好标识，排放在办公室的桌面上。

3、自己的办公室也需要及时清理
以前我的办公桌上会时常冒出一些小玩意，也会有很多茶叶、牛奶咖啡和营养品，偶尔放点盆栽，再大的办公室被这些东西一挤，都不会留出多大的办公用地。
我开始找了一个大盒子，将这些吃喝玩乐的物件码放其中，放在办公室角落的桌子上，将自己的办公空间清理干净，这样如果短时间内收到一大堆的文件，我可以很从容的摆放在面前，而不用摞起来。

4、文件夹用处大
我给自己准备了五个文件夹，四个文件袋，四个文件盒。每个文件夹标注好周一到周五，每一个文件袋标注为“第一周”、“第二周”、“第三周”、“第四周”。文件盒标注为“第一季度”、“第二季度”、“第三季度”和“第四季度”。
具体操作很简单，当日的文件处理完成后放置在当日的文件夹内。当一周工作结束后，这一周的所有处理文件会装订起来，放置在文件袋中，等四周结束，将四个文件袋的内容整理后，放置在“第一季度”的文件盒中。
这种处理办法最大的好处是，写半年总结或者全年总结的时候，相当方便。

5、关掉不相关的网站
我唯一庆幸的地方是，我不是个“拖延症”者，拿到工作任务的第一反应是“做”，而不是东逛逛，西晃晃。在完成工作任务的当头，我会关掉任何分神的网站，跟自己说，做完再刷屏，做完再扫电影资讯。

6、学会说“不”，给重要的事情让路
工作量变大的另一个原因在于，很多本应该让其他人做的事情也夹杂着进入我的办公室。当初同事小P愿意做好人，一些细碎的事情就应承下来，而今我接手，我并不愿意一直充当老好人，明明很多是其他部门分内事，但是他们偷懒，我就要加班，而完成的工作并不算在我的职责分内，这不是摆明了告诉别人，我是傻瓜吗。所以，说“不”是职场必须学会的能力。将其他人的工作从自己的计划表中剔除，将时间结余出来做好自己的事情，这才是正事。

7、不用万事亲身躬行
办公室的事情很杂，但如果理顺了，会发现，很多事情可以分派到其他部分合力完成，特别是一些需要跨部分完成的工作任务并不需要自己万事负责到底，只需要跟其他部门的同事分配好工作，安排好时间表后，按时按点进行整合即可。

渐渐，我开始发现沙发上不再是一堆乱七八糟的资料，办公桌上的文件条理清楚，分门别类。每日用在处理工作的时间在慢慢减少，很多时候，我只需要一个早晨就能够处理完全天的工作。而通过部门合作，会极大的减轻我自己的工作量。

瞧，这就是做好规划，管理好时间的好处。