分享最简单高效的时间管理方法

王秀清

世界上有一些人非常有条理，他们会把每一分钟都安排好，严格按照计划办事。另一些人则和我们一样，虽然也会做计划，但做事不一定会按计划来。
当然，世事变幻莫测，我们必须随机应变。对那些工作变数较大的人来说，时间管理不能是死板僵化、不知变通?的。
灵活的日程安排，掌控你的生活有些人每天的时间都被卡得死死的，希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是，尽可能简化时间管理，与其让日程安排掌控你的生活，不如学会活在当下。
具体要怎么做呢？首先，不要安排预约。有些人可能会大吃一惊，但这可不是什么新点子，而且对大多数人都适用。如果有人想提前预约，告诉他你不接受预约，让他在想见你的时候提前一点打电话过来，看看你有没有空。如果你有空，就和他见面。如果你想多做点正事的话，我建议你把预约减到最少。有些活动是你可以记在日程安排上，但不一定要去参加的。这样一来，你就可以看见自己还有哪些选项，而不是让日程安排掌控你的生活。不过，我还是建议不要在日程安排上写太多东西。
如果不安排日程，你该做些什么呢？弄清任务的优先次序，据此决定你应该做什么事，可以投入多少时间和精力。
学会活在当下，每次只专注于一项任务，完全沉浸在工作中。如果你对某项任务毫无热情，那就找件感兴趣的事去做。你对任务越有热情，投入的精力就会越多，最终结果也就会越好。
完全沉浸在工作中，这种现象叫作“忘我”。无论是在科学界还是产业界，这种现象最近都受到了极大的关注。人们发现，“忘我”的状态能让人提高效率，感到幸福。从根本上说，“忘我”就是一种全情投入的精神状态。当你全身心投入工作时，仿佛周围的一切都消失了，你会忘掉时间。我们都或多或少有过这样的经历，但关键是如何有意识地进入这种状态。
进入“忘我”状态的方法如下：
1.选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣，就不可能做到“忘我”。
2.选择有挑战性的任务，但也别太难。如果任务太难，你会很难沉浸其中；如果任务太容易，你则会觉得无聊。
3.排除杂念。尽量不去想别的事，集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素，比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。
4.沉浸在工作中。一旦开始工作，就一门心思扑在上面，把其他东西统统忘掉，让周围的世界慢慢消失，充满激情地工作，享受其中的乐趣。请注意，你可能会忘记时间，耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。
每天早上先决定当天任务，弄清优先次序如果你的日程安排很灵活，你怎么知道某一时刻该做什么事？答案就是，弄清任务的优先次序。回头看看《少做一点不会死》中提到的“头等要务”吧。简单来说，你每天早上第一件事就是决定当天要做什么任务。列一份“简短清单”，写下你最想完成的三件事，也就是你的三项“头等要务”。
你可以再列一份清单，写下你想批量处理的小任务（留到当天晚些时候再做）。当然，你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单，让这份清单，而不是日程安排，掌控你一天的生?活。
弄清优先次序之后，接下来最关键的就是专注。我强烈建议你一次只专注于一件事。为了完成清单上的三项“头等要务”，你需要依次把全部精力投入每一项任务，做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说，这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率，也更轻松。
如果你喜欢在多项任务之间来回切换，可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系，如果你发现自己分心了，只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去，你很快就能轻松地解决“头等要务”了。
做手头的工作时，你可能会想到接下来要做的事，可能会有同事来请你帮忙，也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求掌控你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来，等到晚些时候再处理，而不是当时就切换思维。
你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里（具体看你把三项“头等要务”写在了什么地方），然后继续做手头的工作。完成手头的工作后，再去翻一翻任务清单，看看你接下来该做什么。
删减任务，只关注投入产出比高的任务你的任务越少，就越不需要费神安排先后次序。如果只关注投入产出比最高的任务，你就会更轻松，也更高效。你只需要用到最简单的工具，压力自然会减少。我认为，这就是成功的关键。
其实，任务管理和其他组织管理没什么不同。我的理念是，在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件任务，而不是二十件任务，就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看，你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务，转交他人，也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除，专注于最重要的东西，剩下来的事情就很简单了。
批量处理任务除了三项“头等要务”，你每天还有一些小任务需要完成。关键在于：
1.小任务的优先级不能高于“头等要务”；
2.尽可能地批量搞定，节省时间。电脑程序员称这一招为“批量处理”，也就是把相似的任务攒起来，一口气搞定。
这么做能省下在任务之间切换的时间，避免一会儿做重要任务，一下子打电话、发邮件、开项目会议，一会儿又去打电话。你只需要先把重要的任务做完，然后一口气把电话打完，再一口气把邮件发完。减少切换，就减少了复杂性、节省了时间、简化了日程安排。
把这种“批量任务”写在待办事项清单上，就写在三项“头等要务”下方。你可以给这种任务分分类（比如电话、电子邮件等），也可以只列一份“批量任务”清单。
我强烈建议你晚些时候再处理这些任务，而不是每天一大早就做。一天之计在于晨，把早晨最好的时光留给“头等要务”，先把它们做完，然后再集中精力，尽量一口气搞定其他任务。
什么样的任务适合批量处理？我的建议如下：
打电话。不要整天都忙着打电话，把需要打的电话列出来，然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话，但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话，把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务，而不是时不时被别人的电话打断。
查邮件。对大多数人来说，这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要，一不小心就可能掌控我们的生活（我会在下一章具体讨论这个问题）。简单来说，你只需在每天固定的时间查邮件，就能实现批量处理。我建议每天查两次，比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适，也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件，不然你就可能被电子邮件缠住，无法完成重要任务。
外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做，或把某一天定为“外出办事日”。
文书工作。现在，我要做的文书工作已经不多了（我已经进入了无纸化办公），但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查，那就一口气把它们做完，而不是把一整天的时间都花在上面。
清理收件箱。和查收电子邮件一样，每天清理一两次，浏览一下收件箱里的文件，判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱，你就急急忙忙去处理，那你肯定会被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱，一口气把它清?空。
开会。你可能无法控制开会的时间，但如果可能的话，我建议你找个时间一口气把会开完，给每次会议制定明确的和时限。批量开会能给你留出大块的时间，让你有空去做最重要的工作。如果可能的话，尽量避免把所有的事放在同一个会里开，因为那通常是浪费时间。
浏览网站。如果你像我一样，需要定期浏览某些网站，那么，与其让它们干扰你完成重要任务，还不如选个时间一口气看完。
做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料，为写作做准备。如果可能的话，把这些事一口气做完。
做维护。在工作中，有些小任务是我们必须做的。像我这样的博主，每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码，别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要，但不做又不行。如果可能的话，留到一天快结束的时候再做。
时间管理的简单工具如果时间管理的工具太多、太繁杂，时间管理本身也会变复杂。如果你能遵循上述“简化时间管理”原则，你就不需要用太多的工具。
你可以使用下面这些简单的工具：
日历。我建议你尽可能保持精简，不要用昂贵的备忘记事簿，也不要用复杂的电脑程序。如果你有几个预约，不妨就记在墙头的挂历上。只要挂历上有方格，能记下每天的一两个预约或活动就行。如果还有其他需要标出的事情，比如孩子的足球赛或家长会，你也可以试试在线日历，帮你记住重要的?事。
纸质笔记本或文本文件。我建议你准备一本简单的袖珍笔记本，把所有想到的事都记在上面。你可以写下自己的“头等要务”，写下当天需要批量处理的小任务，写下你的“唯一目标”。如果你只有这一个工具，就不需要花太多心思。如果你更喜欢记在电脑上，我建议只用最简单的文本文件。我目前是这么做的：我创建了一个名为“待办事项”的文本文件。每当需要记下任务或想法的时候，我就会打开它。文件顶上是我当天的“头等要务”，下面是需要批量处理的小任务，再下面是我突然想到的一些事。这份文件我一天清理一次。